Відділ організації діловодства

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів
Доступ до публічної інформації

Начальник відділу - Калаба Олена Юріївна, тел. 249-46-38, кімн. №213.

Відділ підпорядкований керівнику апарату Солом'янської районної в місті Києві державної адміністрації.

Список вiдповiдальних працiвникiв:
Заступник начальника відділу - Березська Олена Борисівна, тел.: 207-09-13, кімн. №217;
Головний спеціаліст - Балабан Віта Миколаївна, тел.: 249-48-47, кімн. №179;
Головний спеціаліст - Лісяна Олена Вікторівна, тел.: 249-48-47, кімн. №179;
Головний спеціаліст – Михайлюк Ганна Сейранівна.

Адреса: 03020, м. Київ-20, пр. Повітрофлотський, 41, кімн. 179, 213, 217

Телефони: 249-48-47, 207-09-13

Часи роботи:
понеділок - четвер з 8.00 до 17.00,
п'ятниця з 8.00 до 15.45,
перерва з 12.00 до 12.45.

Функції відділу:
Забезпечення єдиного порядку документування управлінської діяльності адміністрації в електронній та паперовій формі та регламентування виконання дій з документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі на архівне зберігання.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів, адресованих до адміністрації та передає їх голові адміністрації, першому заступникові голови адміністрації, заступникові голови адміністрації та керівникові апарату адміністрації згідно з розподілом обов’язків;
здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом голови адміністрації, першого заступника голови адміністрації, заступника голови адміністрації та керівника апарату адміністрації та забезпечує її відправлення засобами поштового та електронного зв’язку;
здійснює реєстрацію розпоряджень та наказів адміністрації з основної діяльності та забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів адміністрації згідно з листом розсилки;
забезпечує оприлюднення розпоряджень та наказів адміністрації з основної діяльності на субвеб-сайті адміністрації, в частині повноважень відділу;
забезпечує в установленому порядку реєстрацію та опрацювання запитів на інформацію, що надійшли до адміністрації, та здійснює контроль за наданням структурними підрозділами адміністрації відповідей на запити на інформацію в порядку та у строки, визначені чинним законодавством;
забезпечує щомісячне та щорічне оприлюднення звітів щодо задоволення запитів на інформацію на субвеб-сайті адміністрації;
здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом «Для службового користування» згідно з вимогами чинного законодавства;
здійснює ведення обліку, наявності та зберігання печаток та штампів в адміністрації, щорічно проводить перевірку їх наявності;
надає консультації щодо нормативно-правового забезпечення технології створення/одержання, оброблення, передавання, зберігання, використання та знищення електронних та паперових документів;
проводить перевірки стану організації діловодства в структурних підрозділах адміністрації;
формує зведену номенклатуру справ адміністрації та надає методичну допомогу під час підготовки номенклатур справ структурних підрозділів адміністрації;
забезпечує контроль за правильністю формування та зберігання документів адміністрації, які підлягають державному зберіганню.

Нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції відділу:

розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року № 1747 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 20 березня 2017 року № 200 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01 грудня 2017 року № 850 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію у Солом"янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01листопада 2018 року № 769 «Про документування управлінської діяльності в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01 листопада 2018 року № 770 «Про затвердження вимог до розроблення розпоряджень (наказів) Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 13 квітня 2018 року № 247 «Про затвердження Положення про відділ організації діловодства Солом"янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 03січня 2019 року № 5 «Про внесення змін до Положення про відділ організації діловодства Солом"янської районної в місті Києві державної адміністрації»
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 15.08.2011 №525 «Про затвердження Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації в новій редакції»;
постанова Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»;
розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 27.02.2912 №320 «Про затвердження Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях»;
розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 07.07.2012 №407 «Про затвердження Інструкції з діловодства у Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
Положення про відділ організації діловодства Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації;
Закон України від 13.01.2011 №2939-6 «Про доступ до публічної інформації»;
перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5;
постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 №1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію»;
розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 28.12.2012 №2368 «Про затвердження Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади м. Києва" у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації),районних в місті Києві державних адміністраціях»;
розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 28.01.2013 «Про затвердження змін до переліку відомостей, що становлять службову інформацію, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації)».
Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року № 1747 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях»;
Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 20 березня 2017 року № 200 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01 грудня 2017 року № 850 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію у Солом"янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01листопада 2018 року № 769 «Про документування управлінської діяльності в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01 листопада 2018 року № 770 «Про затвердження вимог до розроблення розпоряджень (наказів) Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 13 квітня 2018 року № 247 «Про затвердження Положення про відділ організації діловодства Солом"янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 03січня 2019 року № 5 «Про внесення змін до Положення про відділ організації діловодства Солом"янської районної в місті Києві державної адміністрації»