Відділ організації діловодства

• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів
• Доступ до публічної інформації
  

Начальник відділу -  Калаба Олена Юріївна, тел. 207-09-22, кабінет №213.

Відділ підпорядкований керівнику апарату Солом'янської районної в місті Києві державної адміністрації.

Список вiдповiдальних працiвникiв:
  Заступник начальника відділу - Березська Олена Борисівна, тел.: 207-09-13, кабінет №217;
  Головний спеціаліст - Балабан Віта Миколаївна, кабінет №179;
  Головний спеціаліст - Лісяна Олена Вікторівна, кабінет №179;
  Головний спеціаліст – Михайлюк Ганна Сейранівна.

Адреса: 03151, м.Київ, просп. Повітряних Сил, 41, кабінети 179, 213, 217

Телефони: 207-09-13

Часи роботи:
понеділок - четвер з 8.00 до 17.00,
п'ятниця з 8.00 до 15.45,
перерва з 12.00 до 12.45.

Функції відділу:
Забезпечення єдиного порядку документування управлінської діяльності адміністрації в електронній та паперовій формі та регламентування виконання дій з документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі на архівне зберігання.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

• здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів, адресованих до адміністрації та передає їх голові адміністрації, першому заступникові голови адміністрації, заступникам голови адміністрації та керівникові апарату адміністрації згідно з розподілом обов’язків;

• здійснює опрацювання проєктів вихідних листів за підписом голови адміністрації, першого заступника голови адміністрації, заступників голови адміністрації, керівника апарату адміністрації та забезпечує відправлення вихідних листів засобами поштового та електронного зв’язку;

• здійснює реєстрацію розпоряджень та наказів адміністрації з основної діяльності та забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів адміністрації згідно з листом розсилки;

• забезпечує оприлюднення розпоряджень та наказів адміністрації з основної діяльності на субвебсайті адміністрації, в частині повноважень відділу;

• забезпечує в установленому порядку реєстрацію та опрацювання запитів на інформацію, що надійшли до адміністрації, здійснює контроль за наданням структурними підрозділами адміністрації відповідей на запити на інформацію в порядку та у строки, визначені чинним законодавством;

• забезпечує щомісячне та щорічне оприлюднення звітів щодо задоволення запитів на інформацію на субвебсайті адміністрації;

• здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом «Для службового користування» згідно з вимогами чинного законодавства;

• здійснює ведення обліку, наявності та зберігання печаток та штампів в адміністрації, щорічно проводить перевірку їх наявності;

• надає консультації щодо нормативно-правового забезпечення технології створення/одержання, оброблення, передавання, зберігання, використання та знищення електронних та паперових документів;

• проводить перевірки стану організації діловодства в структурних підрозділах адміністрації;

• формує зведену номенклатуру справ адміністрації та надає методичну допомогу під час підготовки номенклатур справ структурних підрозділів адміністрації;

• забезпечує контроль за правильністю формування та зберігання документів адміністрації, які підлягають державному зберіганню.

Нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції відділу:

• розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року № 1747 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  від 20 березня 2017 року № 200 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  від 01 грудня 2017 року № 850 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію у Солом"янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01листопада 2018 року № 769 «Про документування управлінської  діяльності в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  від 01 листопада 2018 року № 770 «Про затвердження вимог до розроблення розпоряджень (наказів)  Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  від 13 квітня 2018 року № 247 «Про затвердження Положення про відділ організації діловодства Солом"янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  від 03січня 2019 року № 5 «Про внесення змін до Положення про відділ організації діловодства Солом"янської районної в місті Києві державної адміністрації»
• Положення про відділ організації діловодства Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації;
• Закон України від 13.01.2011 №2939-6 «Про доступ до публічної інформації»;
• перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5
• розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 18.08.2020 №1237 «Про внесення змін до розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 25 вересня 2018 року № 1747 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях»;
• розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07.04.2021 № 792 «Про затвердження змін до Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 05.10.2015 № 605 «Про затвердження Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації (зі змінами);
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 24.10.2022 № 362 «Про внесення змін до бланка листа Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 27.09.2023 № 595 «Про внесення змін до Положення про відділ організації діловодства Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 01.12.2021 № 828 «Про затвердження змін до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 28.02.2023 № 140 «Про внесення змін до пункту 92  Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 17.02.2020 № 194 «Про внесення змін до розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  01 грудня 2017 року № 850»;
• розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації від 21.01.2023 № 37 «Про внесення змін до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію у Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації»;
• методичні матеріали та презентація за результатами проведення семінару «Про основні вимоги та проблемні питання при опрацюванні службових документів у Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації».