Державна реєстрація смерті проводиться шляхом складання актових записів про смерть. На підставі складеного актового запису у повній відповідності до нього видається свідоцтво про смерть (п.2 ст.9 Закону України “Про Державну реєстрацію актів цивільного стану” від 01.07.2010р. (надалі Закон) та п.1 розділу ІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених Наказом Міністерства юстиції України № 52/5 від 18.10.2000 р. (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010р. р. № 3307/5 (далі Правила).
У разі, якщо оригінал свідоцтва про смерть вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, повторна видача свідоцтва здійснюється на підставі актового запису про смерть, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії.
Повторна видача свідоцтв про смерть у такому випадку здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає повторно свідоцтво після безпосередньої перевірки відповідності відомостей у Державному реєстрі даним паперового носія актового запису або на підставі підтвердження про це відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану.
Згідно з вимогами ч.2 статті 19 Закону та пункту 4 розділу IV Правил свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, а також дітям, у тому числі й усиновленим, та їх законним представникам, близьким родичам померлого (братам і сестрам, онукам, діду і бабі як з боку батька, так і з боку матері), особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом, представникові органу опіки та піклування у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб, які мають право на отримання такого свідоцтва.
Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію смерті здійснюються відділами державної реєстрації актів цивільного стану при підтвердженні права особи на отримання даних документів.
Зокрема, пункт 9 розділу IV Правил передбачає, що на заяві щодо повторної видачі свідоцтва про смерть відділ державної реєстрації актів цивільного стану зазначає дані документів, які підтверджують родинні стосунки заявника з померлим або право на спадкування.
