Законодавство України вимагає надання справжньої документації. Але в ситуаціях, коли такий папір подати не виходить, закон дозволяє передати державному органу завірену копію. Засвідчення копій документів означає встановлення точного відповідності початковим екземплярів.
Засвідчена нотаріусом копія документа усуває можливий сумнів щодо вірності цієї копії. Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.
По-перше, документ, з якого засвідчується копія, повинен відповідати вимогам закону, тобто документ не повинен суперечити закону за змістом і за формою.
По-друге, документ повинен мати юридичне значення. Документ, з якого свідчиться вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, створювати певні правові наслідки для громадянина. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, з якою метою засвідчується копія. Неправомірною буде відмова нотаріуса засвідчити вірність копії документа, якщо строк його дії закінчився. Незважаючи на закінчення строку дії документ може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають значення для громадянина.
По-третє, засвідченням вірності копії документа є перевірка факту, чи може нотаріус з поданого документа засвідчити копію.
По-четверте, передбачається, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій та установ і стосуються особистих прав та законних інтересів громадян. Отже, нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копій листів одних підприємств, організацій чи установ, адресованих іншим підприємствам, організаціям чи установам, бо такі документи повинні зберігатись у справах цих підприємств, організацій чи установ. Вилучати й видавати зі справи ці листи забороняється.
Засвідчення копії можливе тільки в тому випадку, якщо нотаріус особисто побачив оригінал документу, перевірив його дійсність, правильність оформлення, наявність усіх необхідних реквізитів, порівняв його з копією, або ж самостійно за допомогою відповідної техніки зробив копію. І тільки після цього він може засвідчувати вірність копії з цього документу нотаріально, причому копія робиться подібною до оригіналу, тобто, якщо документ прошитий, то нотаріальна копія теж має бути прошита і скріплена печаткою та підписом нотаріуса.
У кінці документу робиться засвідчувальний напис нотаріуса, що підтверджує відповідність копії до оригіналу, і все це закріплюється підписом і печаткою нотаріуса.
При цьому, забороняється засвідчувати вірність копій:
- документа, виданого фізичною особою, якщо справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа не засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи;
- паспорта, документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень тощо;
- документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть);
- додатка до документа без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості);
- копії з копії документа, якщо вірність копії (фотокопії) не засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія (фотокопія) видана не юридичною особою, що видала оригінал документа (в останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться в справах юридичної особи, яка видала документ);
- копії з копії рішення суду (витягу з нього), якщо таке рішення суду не містить відмітки про набрання ним законної сили і що оригінал рішення знаходиться в суді із зазначенням номера справи;
- документа, виданого за кордоном органом держави, з якою Україна не уклала договір про правову допомогу, що скасовує вимогу легалізації документів, без такої легалізації.
